La Commune de Sanary-sur-Mer a outillé sa démarche d’amélioration continue avec AGILIUM

La mise en place d’une démarche d’amélioration continue, un projet ambitieux pour la commune

Les acteurs de la commune sont organisés en délégation. Les élus affectés à chaque délégation ont pour mission de préparer et suivre la mise en œuvre des projets correspondants. Avant la mise en place d’une démarche qualité, une analyse de l’existant a été menée. Plusieurs constats en sont sortis : rôle de chacun parfois à clarifier, planning incomplet, manque de communication entre les responsables projets et les élus, peu de traçabilité.

La démarche qualité s’est alors mise en marche. Après un état des lieux de l’organisation d’hier et d’aujourd’hui, une cartographie et des procédures documentées de ce processus a été réalisée (on peut cartographier facilement les processus de son organisation avec l’outil ViFlow). Des réunions autour des délégations se sont mises en place.

Une démarche outillée pour un meilleur suivi

Au début de la démarche, un fichier Excel était utilisé afin de suivre l’ensemble des projets. Devant la complexité et la lourdeur de ce système pour partager les données en temps réel, il a été décidé d’installer un outil informatique venant soutenir la démarche qualité. Une application Workflow a été bâtie et est accessible aux élus, aux pilotes de projet, aux responsables de projet…

« Auparavant, il y avait peu de traçabilité, les informations circulaient sur des feuilles volantes ou à l’oral. Depuis la mise en place de l’outil de gestion de la qualité AGILIUM en 2011, tout est centralisé dans le système : dates de réunions, délai de réalisation, budget, clôture-archivage… La communication en est simplifiée. », déclare M. Sac, Manager et ingénieur qualité de la Commune.

Il est vrai que les acteurs d’un projet électoral sont toujours nombreux. Prenons le cas de la construction d’une école. Celle-ci va exiger la mise en relation du service des marchés architecte, le service de l’urbanisme, service technique, budget, service communication. Tous les élus liés au projet peuvent suivre, toute la démarche est rentrée dans le système.

Une nouvelle ère dans la gestion des communes : réactivité et professionnalisme.

La mise en place de l’amélioration continue au sein des collectivités est de nos jours un enjeu essentiel. L’outil de gestion et toute l’organisation induite présentent de nombreux avantages.

Faciliter la communication entre les acteurs d’un projet et la circulation de l’information était l’objectif majeur. Le contrat est rempli. M. Sac poursuit : « En réunion de pré-délégation, on projette l’outil. Toutes les personnes présentes qui interviennent sur les projets ont connaissance de l’état de chacun d’eux. Le Maire est capable d’accéder aux indicateurs à tout moment, il peut éventuellement répondre à un administré ou autre interlocuteur sur des questions concernant les projets de la ville. »

D’autres bénéfices sont apparus. Le système est particulièrement utile à l’arrivée d’un nouvel élu. Les processus aident chacun à connaître son rôle et le mode de fonctionnement associé. Il y a un gain de temps dans la constitution des dossiers de subvention puisque toutes les informations sont déjà réunies, avec la possibilité de faire des liens à des documentations.

Enfin, par rapport au programme électoral, il est très facile d’avoir rapidement une idée d’où en est chaque projet. En début de mandat, l’ensemble des projets sont rentrés dans le système afin d’avoir un meilleur suivi de l’avancement.

Déterminer les processus, écrire les procédures qui en découlent, créer des fiches de poste, saisir les informations dans l’outil d’AGILIUM, analyser les dysfonctionnements… nourrissent au quotidien l’amélioration continue. De tout ce système dépend le professionnalisme et la réactivité de la commune.