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Révision de rentrée : la modélisation des processus

Pour cette rentrée, reprenons un sujet simple pour un retour en douceur. Rappelons quelques principes de la modélisation des processus : pourquoi, comment et pour quels gains doit-on s’y intéresser ?

Pourquoi modéliser ?

L’objectif de la modélisation est de fournir simplement une représentation visuelle qui permet à l’ensemble des acteurs concernés de :

  • matérialiser les échanges d’information,
  • matérialiser les activités et les points de décision,
  • connaître les déclencheurs d’une activité,
  • dentifier la source et la destination des informations.

Ou en résumé, la modélisation des processus permet de répondre à la question :
« Qui fait quoi, quand et comment ? »

Comment effectuer une modélisation des processus ?

La méthodologie appliquée permet de :

  • décrire facilement les processus
  • donner un accès simple et rapide aux utilisateurs
  • éditer et de gérer la documentation
  • former les nouveaux collaborateurs
  • établir les fiches de fonctions
  • optimiser l’efficacité de l’organisation
  • gérer des plans d’actions
  • Il peut être intéressant d’outiller la démarche. ViFlow est un logiciel de modélisation pour mettre en place efficacement et rapidement cette méthodologie.

Où sont les gains ?

Sur votre système qualité :
Vous gagnerez du temps sur la mise en forme de vos documents, la mise à jour et la diffusion des nouvelles procédures. Vous garantissez une bonne application des procédures.

Dans la gestion des documents :
Vos documents sont bien organisés, classés. Ils peuvent facilement être utilisés par plusieurs services ou processus. La traçabilité est assurée.

Dans l’intégration des nouveaux collaborateurs :
Lorsque vos collaborateurs rejoignent votre société, ils pourront être formés rapidement en s’appuyant sur des documents et des supports adaptés.

Dans l’élimination des gaspillages :

La modélisation des processus permet de visualiser les opérations inutiles et redondantes. Vous pouvez observer un gain de temps lors de mise en place de procédure occasionnelle.