ViFlow - Visualiser et publier processus

Agilium - Centre de compétence Viflow France

Accueil > Société > Actualités > Bien utiliser les swimlanes pour cartographier ses processus

Bien utiliser les swimlanes pour cartographier ses processus

À quoi servent les swimlanes ?

Apparues dans les années 1940, les swimlanes, que l’on peut traduire par « couloirs » ou « processus multi-colonnes » sont des éléments visuels sous forme de colonnes utilisés dans les modélisations standards de workflows. Elles permettent de distinguer visuellement qui fait quoi au sein d’un processus et quelles sont les tâches ou les informations associées à chaque flux.

Les swimlanes sont très utilisées pour cartographier un processus au sein des unités fonctionnelles d’une entreprise. Elles peuvent généralement être arrangées horizontalement ou verticalement et être dissociées avec des codes couleur comme dans l’illustration ci-dessous :

Dans l’exemple, la division horizontale représente la séquence des événements dans l’ensemble du processus, et les flèches représentent la façon dont l’information circule entre les sous-processus (à noter que chaque flèche peut être commentée si nécessaire).

Pourquoi utiliser des swimlanes pour modéliser ses processus ?

En général, 3 vues essentielles sont utilisées pour la création de workflows à partir de la méthode des swimlanes :

  • La vue activité (vue process)
  • La vue information (vue data)
  • La vue organisation (vue zone)

Bien qu’il soit tout à fait possible de modéliser ses processus sans utiliser de swimlanes, les utiliser permet d’étiqueter visuellement quel est le flux attribué à une activité, une information, ou une organisation et ainsi diviser un ensemble de processus en sous-processus.

Lorsque qu’il s’agit de swimlanes de type « activité », la compréhension est ainsi bien meilleure par les personnes concernées par chaque flux. Pour les swimlanes de type « information », il devient plus aisé de faire un lien entre les informations connexes.

En complément des swimlanes, l’utilisation de symboles standards permet de mettre en évidence les liens similaires entre les différents organigrammes, notamment lorsque la cartographie des flux possède des relations complexes.

Les plus de ViFlow dans la gestion des swimlanes

L’atout majeur de ViFlow dans la gestion des swimlanes est qu’il est possible de sauvegarder (ou partager) une colonne avec ses flux dans une base de donnée et de la réutiliser facilement pour d’autres processus.

Le gain de temps est énorme car cela évite de ressaisir systématiquement des flux communs à plusieurs ensembles de processus, notamment en cas de modification du flux. Grâce au système de base de données, les modifications pourront se répercuter automatiquement sur tous les processus qui comportent la swimlane partagée. Pour en savoir plus sur les autres atouts de ViFlow, c’est par ici.

Swimlanes horizontales ou verticales ?

Le choix de modéliser horizontalement ou verticalement les swimlanes dépendra surtout du type de cartographie que l’on souhaite réaliser (diagramme, organigramme, activité…) et du support utilisé pour la diffusion du processus global :

Si la diffusion est limitée aux écrans d’ordinateurs, il est préférable de choisir une vue horizontale (donc de gauche à droite), car le processus sera plus facile à lire sur des écrans qui sont généralement plus larges que hauts et cela donnera une meilleure lecture du flux.

En revanche, si les entrées horizontales sont très nombreuses et les flux complexes, il peut être plus judicieux d’adopter une vue verticale. Dans ce cas, la lecture du processus sera plus agréable en utilisant le « scroll » ou molette de la souris.