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Logiciel de modélisation des processus, quel avantage pour le responsable qualité de l’entreprise ?

Les missions du responsable qualité sont nombreuses et variées. Afin d’assurer le suivi et le pilotage de la politique qualité de l’entreprise, le responsable qualité peut s’outiller aussi bien par des méthodes que par des logiciels. Les logiciels de modélisation des processus apportent de nombreux atouts au responsable qualité.

Les principaux enjeux du responsable qualité dans l’entreprise sont :

- bâtir et négocier la politique QSE avec la direction,
- mettre en œuvre cette politique et l’animer avec les responsables concernés,
- auditer, planifier et suivre les actions,
- évaluer l’efficacité des actions et comparer aux résultats attendus.

Logiciel de modélisation, une des réponses aux enjeux du responsable qualité ?

Un logiciel de modélisation des processus permet d’avoir un nouvel angle de perception du rôle des outils informatiques au service du management et de la performance d’une entreprise. En utilisant ce type d’outil, le responsable qualité a quelques atouts pour mener à bien sa mission.

-  Une vue urbanisée et consolidée de l’ensemble des processus métiers de l’entreprise : meilleure compréhension des mécanismes de l’activité d’une entreprise, de leurs enchaînements et des propriétaires ou responsables des actions. Grâce à un outil de ce type, on peut mutualiser des ressources pour les processus, voir les interactions entre les processus, et identifier d’éventuelles redondances.

-  Un gain en matière d’agilité, d’adaptation et réactivité  : il devient plus aisée grâce à l’outil de faire évoluer les processus conformément à la politique Qualité de l’entreprise. Lorsque le système évolue, un historique et des cartographies des états transitoires des évolutions à la cible peuvent être conservés. Le vocabulaire peut être ajusté, et le SI s’adapte aux évolutions des métiers.

-  Un outil qui s’adapte à toutes les activités d’une entreprise : le langage de modélisation permet d’adresser tant les services supports et transverses que métiers. Il faut rappeler que la modélisation est indépendante du type d’activité. La même démarche est applicable à tous les contextes métier.

-  Une efficience des opérations  : la rationalisation et la documentation des processus permettent une standardisation des actions et une efficacité accrue des acteurs. L’application de méthodes et de bonnes pratiques sur les processus optimisés permet, à terme, un gain de temps et financier.

Quelques applications illustrant la mise en place des logiciels de modélisation

Formaliser et communiquer les documents généraux : c’est une opportunité à saisir que de disposer d’un système central et accessible pour communiquer de façon efficiente les informations utiles à tous : la politique qualité, l’organigramme, le manuel Qualité…

Réaliser la cartographie des processus : vous pourrez alors structurer et détailler les processus sur plusieurs niveaux en adaptant le contenu à chaque besoin et en gardant la visibilité pour chaque niveau. Des liens entre processus peuvent être précisés.

Formaliser des procédures : la formalisation purement textuelle a toujours été indigeste en générant des rejets ou des incompréhensions. Elle est aujourd’hui totalement dépassée. Un outil de modélisation des processus permet de s’appuyer sur un vocabulaire graphique pour formaliser un processus avec mise en évidence des acteurs et de leur niveau d’implication (pilote, contribution, pour information, …). Il est aussi possible d’indiquer par un code couleur par exemple les tâches en lien avec le système d’information en place.

Accéder à la version validée des documents qualité
 : la fonctionnalité de publication web de ce type d’outil (comme ViFlow par exemple) permet de mettre à la portée des personnes concernées les processus, les procédures, les documents-modèle à utiliser, les accès aux sites internet, … tels qu’ils sont validés.


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