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Comment réaliser la cartographie des processus ?

Il y a quelques mois, nous avons vu à travers une actualité les bénéfices de la cartographie des processus : fonctionnement collaboratif et efficace, élément structurel de l’organisation, outil puissant de communication interne. Voyons maintenant comment réaliser une cartographie des processus ?

Deux méthodes de cartographie possibles

Deux voies de travail existent :

  • Identifier les macro-processus et leur rattachement au système de pilotage de l’entreprise : processus de pilotage, processus de réalisation, processus support…
  • Démarrer la représentation par les inputs principaux (commande client, réclamations, etc...) et associer les processus concernés à la réalisation de l’objectif.

Dans tous les cas, pour bâtir un tel modèle, il est important de bien connaître le fonctionnement des processus, des acteurs et des actions en jeux dans l’entreprise. C’est une condition indispensable à la réussite du projet.

La très grande majorité de nos clients optent pour la 1ère méthode de cartographie. La poursuite de la démarche est alors de descendre en représentant les processus et sous-processus qui les composent. Dans un détail de plus en plus fin, on place les procédures, les modes opératoires, les fiches d’instruction et les documents-types à utiliser.

Ainsi, toute personne connaissant les bonnes pratiques peut les mettre en œuvre. L’introduction et la formation des nouveaux entrants en est grandement facilitée. Toute la difficulté réside dans le fait de trouver le bon niveau de détail. Trop générale, la cartographie présente peu d’intérêt opérationnel ; trop détaillée, elle est inexploitable.

Des contextes particuliers peuvent cependant amener à utiliser la seconde démarche plus ciblée. Elle est adaptée quand des actions et des résultats très rapides sont attendus par rapport à un enjeu particulier.

Comment représenter la cartographie d’un processus ?

Lorsqu’on réalise une cartographie des processus, c’est pour obtenir un résultat graphique. Celui-ci ne pourra en aucun cas donner lieu à des analyses plus poussées. Mais le résultat de l’identification des processus doit être clair, compris par un grand nombre d’acteurs et facilement partageable.

Votre première cartographie va vous prendre un peu de temps. Elle fera d’ailleurs certainement l’objet de quelques critiques. Mais avec un peu d’expérience, l’exercice deviendra plus aisé et les interlocuteurs se retrouveront très vite.

Il existe des outils pour vous aider à représenter ces processus. C’est le cas de notre outil ViFlow, particulièrement adapté à cet exercice de représentation graphique.