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Les dix commandements d’une bonne modélisation de processus

Modéliser des processus n’est pas chose facile, surtout lorsqu’on débute dans cette activité. Pourtant c’est une des composantes du pilotage de la performance dans l’entreprise. Se doter d’un logiciel de modélisation est un facteur clé de succès, mais il reste quelques règles pratiques et éprouvées à connaître pour produire des modèles utiles dans un temps acceptable.

1/ Processus et procédures tu distingueras…

Reprenons les définitions de chacun de ces termes :

Un processus est un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie. Une procédure est la manière spécifiée d’effectuer une activité. En résumé, le processus doit décrire les éléments de façon générique sans tenir compte des moyens utilisés. Ceux-ci seront pris en compte dans les procédures.

2/ 3 niveaux de description tu ne dépasseras…

Si le processus est décrit à travers trop de sous niveaux, le résultat devient inexploitable. Il faut garder en tête de n’utiliser que trois éléments pour décrire un processus : au niveau le plus détaillé, on trouve la tâche, puis l’activité, et enfin le processus lui-même. A noter que cette loi est à adapter dans certain cas, un niveau inférieur peut notamment s’avérer utile pour décrire les procédures.

3/ Seules les tâches à valeur ajoutée tu ne garderas…

Une entreprise comporte de nombreux services qui effectuent de nombreuses actions. Certaines apportent de la valeur ajoutée aux composants de l’entreprise, d’autres non. Il convient pour garder un processus clair et lisible de ne décrire que les tâches qui modifient les données d’entrée.

4/ Les règles de gestion par les tâches tu exprimeras…

Cet aspect est directement lié au point précédent. Une éventuelle règle de gestion conditionnant la transformation d’une tâche doit être incluse dans la tâche elle-même. Elle ne doit en aucun cas donner lieu à une nouvelle règle ou à une tâche complémentaire.

5/ Une démarche bottom-up tu appliqueras…

Pour mener à bien une modélisation de processus, il faut commencer par définir le niveau le plus fin pour ensuite regrouper les tâches en activités. En partant de la donnée d’entrée / sortie, on peut alors déduire les étapes nécessaires et les autres composants qui interviennent.

6/ Les événements tu limiteras…

Il n’est pas utile d’enregistrer un événement dans le système lorsque la tâche et la transformation de la donnée d’entrée parlent d’elles-mêmes. L’exemple le plus parlant est la tâche « Validation de facture ». Il n’est pas opportun de créer un événement « facture validée », il faudra juste conserver les états successifs par lesquels l’objet facture va passer.

7/ Un composant métier par activité tu utiliseras…

Une activité est une suite de tâches qui portent sur un même composant métier, et qui a pour but de faire passer cet objet par des états successifs de son cycle de vie. L’activité ne doit pas faire intervenir des objets métier qui n’ont aucun lien entre eux. Cette règle est en lien avec les rôles qui idéalement pourront prendre en charge l’ensemble des tâches d’une activité (à modérer pour les tâches de contrôle par exemple).

8/ Des activités les rôles tu déduiras…

On pourrait croire que les activités découlent des rôles mais c’est l’inverse. Les activités doivent être le reflet de l’organisation de l’entreprise, c’est à partir de celles-ci qu’on pourra définir les rôles (un rôle au sens de l’ensemble des compétences nécessaires à l’exécution de tâches).

9/ Pouvoirs et compétences tu distingueras…

Lorsqu’on est à l’étape de modélisation de processus, les compétences n’ont pas à être prises en compte. Elles interviendront ensuite dans l’étape d’affectation des moyens nécessaires à l’exécution des tâches.

10/ Des intérêts de toutes les parties prenants tu te préoccuperas…

Pour modéliser un processus, différentes voies sont possibles. Lorsque vous demandez à différents services de modéliser un processus de l’entreprise, il n’est pas rare d’obtenir différentes versions, qui permettent toutes d’arriver au résultat.
Le processus est modélisé lorsque l’ensemble des parties prenantes sont satisfaites : c’est une composante à ne pas négliger pour mener à bien un projet de modélisation.

Ces 10 commandements de la modélisation du processus permettent d’éviter des erreurs trop souvent rencontrées : redondance des données, manque de lisibilité, multitude d’informations… Les garder en tête permet également de se poser les bonnes questions dans le projet de modélisation.

En complément, un logiciel de modélisation de processus va outiller la démarche. Il va intervenir dans de nombreux domaines dont la maintenance des processus de l’entreprise puisqu’il faut également avoir en tête qu’on processus doit être maintenu pour rester pertinent !

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